“Wir geben zu viel für IT aus.” Oder: “Wir geben zu wenig für IT aus und irgendwann rächt sich das.” Beides hören wir regelmäßig. Aber was ist eigentlich normal?
Die ehrliche Antwort: Es gibt keine magische Zahl. Aber es gibt Richtwerte, die Ihnen helfen, Ihr IT-Budget einzuschätzen.
Was geben kleine Unternehmen typischerweise für IT aus?
Als Faustregel rechnet man mit 3 bis 6 Prozent des Umsatzes für IT – bei kleinen Unternehmen eher am oberen Ende, weil sich Fixkosten (Software-Lizenzen, Internet, Grundausstattung) auf weniger Mitarbeiter verteilen.
Für ein Unternehmen mit 5 Mitarbeitern und 500.000 Euro Jahresumsatz wären das 15.000 bis 30.000 Euro pro Jahr – oder 1.250 bis 2.500 Euro im Monat.
Klingt viel? Schauen wir uns an, wo das Geld hingeht.
Die typischen IT-Kosten im Überblick
Hardware: 200 bis 500 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr
Laptops, Bildschirme, Drucker, Maus, Tastatur. Ein Business-Laptop hält 3 bis 5 Jahre. Wenn Sie die Kosten über die Nutzungsdauer verteilen, kommen Sie auf ca. 200 bis 500 Euro pro Person und Jahr.
Spartipp: Sie brauchen nicht das neueste Modell. Ein solider Business-Laptop für 800 Euro tut seinen Dienst genauso gut wie ein High-End-Gerät für 2.000 Euro – solange Sie keine Spezialanwendungen haben.
Software & Lizenzen: 50 bis 150 Euro pro Mitarbeiter pro Monat
Microsoft 365, Branchensoftware, Buchhaltung, Antivirus, Cloud-Speicher. Das summiert sich schnell.
Kostenfalle: Abonnements die niemand nutzt. Prüfen Sie einmal im Jahr, welche Software tatsächlich im Einsatz ist. Oft zahlen Sie für Tools, die nach der Testphase vergessen wurden.
Internet & Telefon: 50 bis 150 Euro pro Monat
Internetanschluss, eventuell ein Business-Tarif, Mobilfunkverträge für Mitarbeiter.
Spartipp: Prüfen Sie Ihren Internetvertrag. Viele zahlen seit Jahren denselben Tarif, obwohl es längst schnellere und günstigere Optionen gibt.
IT-Betreuung & Support: 50 bis 200 Euro pro Monat
Wenn Sie keinen eigenen IT-Mitarbeiter haben (und bei 5 Leuten brauchen Sie keinen), ist ein externer IT-Dienstleister die wirtschaftlichste Lösung. Ein Betreuungsvertrag kostet deutlich weniger als die Stunden, die Ihre Mitarbeiter mit IT-Problemen kämpfen.
Website & Online: 50 bis 150 Euro pro Monat
Hosting, Domain, Wartung, eventuell Newsletter-Tool oder Online-Werbung.
Die größten IT-Kostenfallen für KMU
”Das machen wir selbst”
Der Chef kümmert sich um die IT, weil “das ja nicht so schwer ist”. In Wirklichkeit verbringt er 5 Stunden pro Woche damit, Drucker einzurichten, Backups zu prüfen und Software-Probleme zu lösen. Bei einem Geschäftsführer-Stundensatz von 80 Euro sind das 400 Euro pro Woche – unsichtbar, aber teuer.
Veraltete Hardware
Der Computer ist 8 Jahre alt, startet 5 Minuten lang und hängt sich regelmäßig auf. Jeder Mitarbeiter verliert dadurch 15 Minuten am Tag. Bei 5 Mitarbeitern sind das über 300 Stunden pro Jahr – für die Kosten eines neuen Laptops.
Kein Backup
Kein IT-Budget der Welt ist so teuer wie der Verlust aller Geschäftsdaten. Eine Backup-Lösung kostet 10 bis 50 Euro im Monat. Ein Datenverlust kann ein Unternehmen ruinieren.
Zu viele verschiedene Systeme
Wenn die Buchhaltung auf Programm A läuft, die Kundenverwaltung auf Programm B, die E-Mails bei Anbieter C und die Dateien bei Anbieter D – dann verbringen Ihre Mitarbeiter mehr Zeit mit Systemwechsel als mit produktiver Arbeit. Manchmal ist es günstiger, auf ein integriertes System umzusteigen, auch wenn die Umstellung kurzfristig Geld kostet.
So behalten Sie die Kosten im Griff
Jährliche IT-Inventur: Einmal pro Jahr alle Software-Abos, Lizenzen und Verträge durchgehen. Was wird wirklich genutzt? Was kann gekündigt werden?
Hardware-Planung: Nicht warten bis der Laptop stirbt. Planen Sie alle 3 bis 4 Jahre den Austausch ein. Das ist günstiger als Notfall-Käufe und Ausfallzeiten.
Ein Ansprechpartner: Lieber einen festen IT-Dienstleister haben der Ihr System kennt, als bei jedem Problem jemand neuen suchen müssen. Das spart langfristig Zeit und Geld.
Standardsoftware bevorzugen: Individuelle Programmierung ist teuer und bindet Sie an einen Anbieter. Prüfen Sie immer zuerst, ob es eine fertige Lösung gibt die 80% Ihrer Anforderungen abdeckt.
Nächster Schritt
Sie möchten wissen, ob Ihre IT-Kosten im Rahmen liegen – oder ob es Einsparpotenzial gibt? Wir machen einen kurzen Check und geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung.