Weniger Handarbeit, mehr Ergebnis
Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie oder Ihre Mitarbeiter damit, Daten von einem System ins andere zu übertragen? Rechnungen manuell zu erstellen? E-Mails zu kopieren? Informationen zusammenzusuchen, die eigentlich schon irgendwo gespeichert sind?
Automatisierung bedeutet nicht, alles durch Technik zu ersetzen. Es bedeutet, die langweiligen, fehleranfälligen Routineaufgaben an Software zu übergeben – damit Sie und Ihr Team sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
Was wir automatisieren und integrieren
- E-Mail-Workflows: Eingehende Anfragen automatisch kategorisieren, weiterleiten und als Aufgaben anlegen
- Rechnungen & Angebote: Automatische Erstellung aus Ihren bestehenden Systemen heraus
- Datensynchronisation: Kundendaten, Aufträge oder Artikel zwischen verschiedenen Systemen synchron halten
- Systemintegration (API): Ihr Webshop mit der Buchhaltung verbinden, CRM mit E-Mail-System verknüpfen, Kalender mit Projektmanagement synchronisieren
- Benachrichtigungen & Erinnerungen: Automatische Alerts bei wichtigen Ereignissen, fälligen Aufgaben oder Kundenanfragen
- Reporting: Regelmäßige Berichte automatisch erstellen und per E-Mail versenden
Echte Beispiele aus unserer Praxis
Handwerksbetrieb in Baden: Eingehende Kontaktanfragen über die Website werden automatisch als Lead im CRM erfasst, der Inhaber bekommt eine Benachrichtigung, und der Interessent erhält eine automatische Bestätigungs-E-Mail.
Dienstleister in Mödling: Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung sind vernetzt. Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, erstellt das System automatisch die Rechnung auf Basis der erfassten Zeiten.
Kanzlei in Wien: Neue Mandantenanfragen werden automatisch qualifiziert, in die richtige Kategorie sortiert und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.
Technologie, die wir einsetzen
Wir arbeiten bevorzugt mit n8n – einer leistungsstarken Automatisierungsplattform, die wir selbst hosten. Das bedeutet: Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle, keine Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten, DSGVO-konform.
Wo sinnvoll, setzen wir auch KI-gestützte Automatisierung ein – zum Beispiel um eingehende E-Mails automatisch zu analysieren und zu kategorisieren, oder um aus unstrukturierten Daten sinnvolle Informationen zu extrahieren.
Für wen ist Automatisierung und Systemintegration sinnvoll?
Automatisierung lohnt sich schon bei kleinen Teams – manchmal gerade dort. Wenn eine Person mehrere Hüte trägt und ständig zwischen Systemen wechselt, spart jede automatisierte Routine bares Geld.
Typische Kandidaten:
- Betriebe mit wiederkehrenden administrativen Aufgaben
- Unternehmen, die mehrere Software-Systeme nutzen, die nicht miteinander sprechen
- Teams, die regelmäßig Daten manuell von A nach B übertragen
- Geschäftsführer, die sich eine bessere Übersicht über ihr Unternehmen wünschen
So starten wir
- Prozess-Analyse – Wir schauen uns Ihre täglichen Abläufe an und identifizieren, wo Automatisierung den größten Hebel hat
- Lösung konzipieren – Wir entwerfen einen konkreten Workflow und besprechen ihn mit Ihnen
- Umsetzen & testen – Wir bauen die Automatisierung, testen sie gründlich und dokumentieren alles
- Übergabe & Betreuung – Sie verstehen, was passiert, und wir bleiben für Anpassungen verfügbar
Aus der Praxis
Auch auf unserer eigenen Website nutzen wir Automatisierung: Kontaktanfragen werden automatisch qualifiziert, kategorisiert und im CRM als Lead angelegt – ohne manuelle Arbeit. Mehr über unsere Projekte auf der Projektseite.