Sie haben sich entschieden: E-Mail und Office sollen in die Cloud, Microsoft 365 soll es werden. Gute Entscheidung. Aber dann öffnen Sie die Microsoft-Website und sehen: Business Basic, Business Standard, Business Premium, Enterprise E3, E5… Was davon brauchen Sie?
Wir bringen Ordnung rein. Ohne Marketingsprache, ohne Fachchinesisch.
Die drei Abos die für kleine Unternehmen relevant sind
Microsoft bietet dutzende Pläne an. Für ein Unternehmen mit 2 bis 50 Mitarbeitern kommen realistisch nur drei in Frage:
Exchange Online Plan 1 – ab ca. 4 Euro pro Nutzer/Monat
Was Sie bekommen: Professionelle E-Mail mit eigener Domain (z.B. name@ihrfirma.at), 50 GB Postfach, Kalender, Kontakte – alles über Outlook nutzbar. Kein Cloud-Speicher, keine Office-Apps, kein Teams.
Für wen das passt: Sie haben Office bereits auf Ihrem Computer installiert (z.B. als Einzelkauf oder über eine ältere Lizenz) und brauchen nur eine professionelle E-Mail-Lösung. Das ist der häufigste Fall bei unseren Kunden: Die bestehende Office-Installation funktioniert einwandfrei, aber die E-Mail läuft noch über den Webhoster oder einen kostenlosen Anbieter.
Exchange Plan 1 gibt Ihnen alles was Sie für professionelle Geschäfts-E-Mails brauchen – Outlook-Anbindung, gemeinsame Kalender, Kontaktverwaltung, Spam-Filter, und das Ganze auf Microsoft-Servern mit 99,9% Verfügbarkeit. Und das für 4 Euro pro Person im Monat.
Unser Praxistipp: Viele kleine Betriebe zahlen 12 Euro für Business Standard, obwohl sie eigentlich nur E-Mail brauchen und Office schon haben. Wir empfehlen in solchen Fällen ehrlich den günstigeren Exchange Plan – auch wenn wir damit weniger verdienen.
Business Basic – ab ca. 6 Euro pro Nutzer/Monat
Was Sie bekommen: E-Mail mit eigener Domain (z.B. name@ihrfirma.at), 1 TB Cloud-Speicher pro Person (OneDrive), Microsoft Teams für Videocalls und Chat, und die Web-Versionen von Word, Excel und PowerPoint – also im Browser, nicht als installierte Programme.
Für wen das reicht: Wenn Sie Office-Dokumente nur gelegentlich bearbeiten und hauptsächlich E-Mail, Kalender und Dateispeicher brauchen. Oder wenn Sie sowieso schon LibreOffice oder Google Docs nutzen und nur die E-Mail-Funktion von Microsoft wollen.
Business Standard – ab ca. 12 Euro pro Nutzer/Monat
Was Sie zusätzlich bekommen: Die vollständigen Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook – installiert auf Ihrem Computer, auch offline nutzbar. Dazu kommen Bookings (Online-Terminvereinbarung) und weitere Apps.
Für wen das passt: Für die meisten kleinen Unternehmen ist das die richtige Wahl. Sie bekommen professionelle E-Mail, Cloud-Speicher, Teams UND die gewohnten Office-Programme auf dem Rechner.
Business Premium – ab ca. 22 Euro pro Nutzer/Monat
Was Sie zusätzlich bekommen: Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Geräteverwaltung, Schutz vor Bedrohungen, erweiterte Zugriffskontrollen und automatische Sicherheitsrichtlinien.
Für wen das passt: Wenn Sie mit besonders sensiblen Daten arbeiten (Gesundheitswesen, Finanzbranche, Kanzleien) oder wenn Mitarbeiter von privaten Geräten auf Firmendaten zugreifen.
Unsere ehrliche Empfehlung
Es kommt darauf an, was Sie schon haben:
- Sie haben Office bereits installiert und brauchen nur E-Mail? → Exchange Online Plan 1. Spart Geld, tut genau was es soll.
- Sie brauchen alles – E-Mail, Office, Cloud-Speicher, Teams? → Business Standard. Das Gesamtpaket für die meisten KMU.
- Sie arbeiten mit sensiblen Daten und brauchen erweiterte Sicherheit? → Business Premium.
Die Rechnung für ein 5-Personen-Team:
- Exchange Online Plan 1: ca. 20 Euro/Monat (nur E-Mail, wenn Office schon vorhanden)
- Business Basic: ca. 30 Euro/Monat
- Business Standard: ca. 60 Euro/Monat
- Business Premium: ca. 110 Euro/Monat
Wenn Sie Office schon haben und nur professionelle E-Mail brauchen, kommen Sie mit 20 Euro im Monat aus. Brauchen Sie das Gesamtpaket, sind 60 Euro im Monat für E-Mail, 5 TB Cloud-Speicher, Videocalls und die komplette Office-Suite weniger als die meisten für ihr Handyabo zahlen.
Was sich mit Microsoft 365 für Sie ändert
E-Mail die professionell aussieht
Statt ihrname@gmail.com oder ihrname@aon.at haben Sie klaus@ihrfirma.at. Das wirkt professioneller und schafft Vertrauen bei Kunden. Außerdem bekommen Sie 50 GB Postfach pro Person – das reicht für Jahre.
Dateien die nicht mehr verloren gehen
Kennen Sie das: Die aktuelle Version der Preisliste ist auf dem USB-Stick, der im Büro liegt – aber Sie sind beim Kunden? Mit OneDrive haben Sie alle Dateien überall dabei. Auf dem Laptop, am Handy, im Browser. Und wenn der Laptop kaputt geht, sind die Dateien trotzdem noch da.
Zusammenarbeit ohne E-Mail-Ping-Pong
“Anbei die aktuelle Version.” “Welche Version ist jetzt die richtige?” “Hat Max die Änderungen schon eingebaut?” – Das kennen Sie. Mit Microsoft 365 arbeiten alle an denselben Dateien, in Echtzeit. Kein Hin- und Herschicken mehr.
Kalender der funktioniert
Geteilte Kalender, Besprechungsplanung, Raumbuchung – alles in Outlook integriert. Ihr Team sieht, wann wer verfügbar ist, ohne fragen zu müssen.
Die häufigsten Fehler bei der Einrichtung
Fehler 1: Einfach selber machen
Ja, man kann Microsoft 365 selbst einrichten. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails dann im Spam landen, die DNS-Einträge nicht stimmen oder die Sicherheitseinstellungen falsch sind, ist hoch. Eine professionelle Einrichtung kostet ein paar Stunden – und erspart Ihnen Wochen Ärger.
Fehler 2: Alte E-Mails nicht migrieren
“Wir fangen einfach frisch an” klingt verlockend, bis jemand eine E-Mail von vor drei Monaten sucht. Ihre alten E-Mails, Kontakte und Kalender können in den meisten Fällen komplett übernommen werden.
Fehler 3: Keine Schulung
Microsoft 365 kann viel – aber nur wenn man es nutzt. Eine kurze Einschulung (1-2 Stunden) für Ihr Team zahlt sich mehrfach aus. Sonst haben Sie ein teures E-Mail-Programm und nutzen 10% der Möglichkeiten.
Fehler 4: Backup vergessen
Ja, Ihre Daten liegen in der Cloud. Aber Microsoft garantiert nicht, dass Sie gelöschte Daten wiederherstellen können. Ein zusätzliches Backup Ihrer Microsoft-365-Daten ist empfehlenswert – besonders für E-Mails und SharePoint-Dateien.
Brauche ich Microsoft 365 – oder gibt es Alternativen?
Natürlich gibt es Alternativen:
Google Workspace (ab 6 Euro/Nutzer) ist ähnlich wie Microsoft 365, aber mit Google-Apps statt Office. Gut wenn Sie sowieso schon Gmail und Google Drive nutzen. Nachteil: Manche Geschäftspartner erwarten Word- und Excel-Dateien, die Kompatibilität ist nicht immer perfekt.
Eigener Mailserver – Können wir davon abraten? Aufwand und Risiko stehen in keinem Verhältnis zum Nutzen. Für ein kleines Unternehmen ist das wie ein eigenes Kraftwerk bauen statt Strom aus der Steckdose zu nehmen.
Kostenlose Lösungen (Thunderbird + LibreOffice + Nextcloud) – Funktioniert, aber Sie sind für alles selbst verantwortlich: Updates, Sicherheit, Backup, Synchronisation. Wenn Zeit Geld ist, rechnet sich das nicht.
Für die meisten kleinen Unternehmen ist Microsoft 365 die pragmatischste Lösung: Funktioniert, ist sicher, wird ständig weiterentwickelt und der Support ist solide.
So läuft die Einrichtung ab
Wenn wir Microsoft 365 für Sie einrichten, sieht das typischerweise so aus:
- Bestandsaufnahme – Was nutzen Sie aktuell? Wie viele Postfächer brauchen Sie? Welche Domain?
- Einrichtung – Wir konfigurieren Microsoft 365, richten die E-Mail-Adressen ein und stellen die DNS-Einträge richtig
- Migration – Ihre bestehenden E-Mails, Kontakte und Kalender werden übernommen
- Sicherheit – 2-Faktor-Authentifizierung, Spam-Filter, Sicherheitseinstellungen
- Einschulung – Ihr Team lernt die wichtigsten Funktionen in 1-2 Stunden
- Laufende Betreuung – Bei Fragen oder Problemen sind wir erreichbar
Das Ganze dauert in der Regel 1-2 Arbeitstage. Danach läuft es.
Nächster Schritt
Sie überlegen, auf Microsoft 365 umzusteigen – oder sind unsicher, ob es für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie ehrlich und unverbindlich.